【Trello】チェックリスト機能は超絶便利。これがないと、真のタスク管理とは言えないかも…

Trelloのカードには、チェックリストという機能があります。今まで色々なタスク管理ツールを使ってきましたが、この機能が実装されてから、私は本格的にTrelloでのタスク管理を始めました。今の運用方法は実にしっくりきているので、詳しく紹介したいと思います。

目次
  1. 1. チェックリストの使い方
  2. 2. チェックリストは、タスクのブレイクダウン(分解)に最適!
  3. 3. まとめ:細かいタスクはチェックリストにまとめると捗る

チェックリストの使い方

  1. カードの詳細画面を開きます
  2. チェックリストボタンをクリック
  3. 追加ボタンを押します
  4. 詳細画面に「チェックリスト」という項目ができるので、
  5. 「項目を追加」というところに、1行で何か書きます。
  6. Enterキーを押すと確定し、次のチェックリスト項目を書けるようになります
  7. 最後の項目が入力されたら、☓ボタンを押して閉じます。

上記が、Trelloに実装されているチェックリストの大まかな使い方です。

ポイントは、

  1. チェックリストはカードの中に内包される
  2. チェックリストは、好きなだけ作ることができる
  3. チェックリストの名称は「チェックリスト」以外も設定できる
  4. チェックリストは、複数のリストを作ることができる
  5. チェックリストの項目は、チェックをつけたり外したりできる
  6. チェックリストの項目は、上下入れ替えることができる
  7. チェックリストの項目は、もちろん後から追加したり削除したりできる
  8. チェックリストの項目は、後からカードに変換することができる

というところです。UI的にはどれも当たり前なことなんですが、当たり前に出来ることが当たり前にできるってすごいなと思うんですよね。

カードに1つのタスクを作っても、そのタスクを実現するために必要な小タスクが発生します。小タスクをカードにすると、数があふれてリストのスクロールが長くなってしまうことがあります。

そういう時は、このチェックリスト機能を使うと、タスクの見通しが立てやすくなります。

チェックリストは、タスクのブレイクダウン(分解)に最適!

私の場合、ざっくり仕事を振られることが多いので、依頼されたタスク名でカードを作成し、その仕事を実現するのに必要な自分の作業を、チェックリストにします。

とはいえ、ふられた時点でチェックリストをすぐ作れる状況であることはほとんど無いため、まずは作業を頭の中でイメージしながら、カードの詳細に、Markdownで書き出して行きます。

例えば、「夕食にカレーを作る」というタスクであれば、

カード名:カレーを作る

としておき、「カレーを作る」カードの詳細欄に

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* 無洗米を炊飯器にセット、炊飯ボタンを押す
* 材料を取り出す(玉ねぎ、人参、じゃがいも、肉、ルー)
* 野菜を刻む
* 肉を刻む
* 鍋にオリーブオイルを敷き、チューブニンニクを垂らす
* 玉ねぎを炒める
* 人参、ジャガイモを電子レンジで火を通す
* 肉を炒める
* 火の通った人参、ジャガイモを鍋に入れる
* 水を入れ、沸騰させる
* ルーを割って鍋に入れ、溶かす
* ○分煮込む
* 炊き上がったご飯を皿に盛り、ルーをかける

というように書き出します。

チェックリストに直接書き出しても良いのですが、項目の入れ替えや削除にはマウス操作が発生します。

最初の書き出し時点では、小タスクの順序の入れ替えや追加削除が発生したり、チームメンバーの意見を取り入れたりすることがあるので、一旦Markdownが使える詳細欄に書き起こしています。

MarkDownなら、書きながらカット&ペーストで順序を入れ替えたり、途中に行を差し込むことも、キーボードだけで出来るので、スピーディですよね。

従って、ここに書いている時点では、まだアイデア出しという感じです。書き出し途中で中断したいときは、保存ボタンを押して、詳細欄に保存します。これで、時間が出来た時に再開することもできるわけです。

だいたい方向性が見えて固まったら、カット&ペーストで、チェックリストに貼り付けます。

チェックリストは、複数行のテキストがペーストされると、1行ごとに項目として分割してくれるので便利。(頭にMarkdownのアスタリスクがついてしまうのがご愛嬌ですが…)

まとめ:細かいタスクはチェックリストにまとめると捗る

タスク粒度は、タスク管理における永遠の課題ですが、ある程度細かくしないとタスク管理の意味をなさないと感じています。しかし、細かくしすぎてTrelloの見た目が溢れかえるのも逆効果です。

私なりに使って感じたのは、

  • 中程度やざっくりしたタスクはカード
  • 作業レベルの細かい作業はチェックリスト

にまとめることにより、タスク管理として成立するようになってきました。

チェックリストは、複数行のテキストがペーストされると、1行ごとに項目として分割してくれるので便利。(頭にMarkdownのアスタリスクがついてしまうのがご愛嬌ですが…)

タスク管理、またはTrelloがまだまだうまく使いこなせてない方は、一度このやり方を試されてはいかがでしょうか。