【Trello】小規模チーム向けのタスク管理サービス、私なりの使い方紹介

Trelloは、カンバン方式をシミュレートした、タスク管理のWebサービスです。有名なWebサービスなので、既に使っている人も多いと思います。

私個人としては、最近新しい職場で導入して、ようやく自分にあった使い方が出来るようになったので、備忘録代わりにメモとして残します。

目次
  1. 1. カンバン方式とは
  2. 2. Trello を利用するには
  3. 3. Trello の概念
    1. 3.1. ボードは、職場やチーム、プロジェクトごとで分ける
    2. 3.2. リストは、タスクのステータス(状態)で分ける
      1. 3.2.1. 未整理
      2. 3.2.2. 未着手
      3. 3.2.3. 作業待ち
      4. 3.2.4. 進行中
      5. 3.2.5. ボール待ち
      6. 3.2.6. 完了
      7. 3.2.7. 保留
      8. 3.2.8. 対応しない/巻き取られ
  4. 4. 私なりの Trello の使い方
  5. 5. Trello が向いている環境
  6. 6. まとめ:Trello は、小規模チームや複数のチームで働く人にオススメのタスク管理システム

Trello は、カンバン方式をシミュレートした、タスク管理の Web サービスです。有名な Web サービスなので、既に使っている人も多いと思います。

私個人としては、最近新しい職場で導入して、ようやく自分にあった使い方が出来るようになったので、備忘録代わりにメモとして残します。

カンバン方式とは

カンバン、かんばんは、ジャストインタイム生産システムで用いられる生産の指示票。欧語でも日本語を音訳して Kanban と呼ばれている。 中国語では漢字で看板と表記する。

トヨタ自動車のかんばん方式とは、一定量のかんばんを各工程で流通させることにより、次工程で必要数とされる部品等をタイムリーに管理流通させる仕組みである。

部品が次工程で使用されると、引取りカンバンを持ち前工程に引き取りに行く。引取時に「仕掛けかんばん」を外し、「引取りかんばん」をつける。引取時に外した「仕掛けかんばん」を前工程に戻す際は、発注票として渡され、前工程ではかんばんに明示された数量の製品加工を行う。仕掛けかんばんは、それ自体が生産ライン内を回り、生産工程を制御する。

カンバン - Wikipedia

カンバン方式は、トヨタ自動車の工場で使われている、生産管理の方式から生まれた、工程管理の仕組みです。転じて、IT 業界などでは、付せんを使ってカンバン方式をシミュレートする職場も多くあります。

Trello は、このカンバン方式を、ブラウザ上で管理できるようにした Web サービスです。

Trello を利用するには

Trelloログイン画面

まず、Trello の公式サイトにアクセスし、Trello のユーザーアカウントを取得します。Google アカウントでもアカウント作成できます。

Trello の概念

Trello は、大きく分けて、3つの概念に分かれています。

  • board(ボード)
  • List(リスト)
  • Card(カード)

下記は、この概念をどのように使うか、私なりの利用の仕方の紹介です。これが正解というわけではありませんので、利用する人やチームによって、柔軟に使い方を模索してみてください。

ボードは、職場やチーム、プロジェクトごとで分ける

Trelloのboard一覧画面

上記は、私が管理している board の一覧です。

  • サイドワーク
  • 勤務先
  • ブログの記事リスト
  • 家族のタスク管理

で分けています。

リストは、タスクのステータス(状態)で分ける

タスク管理をやっている人にはお馴染みだと思いますが、タスクにはステータスという情報があります。

  • 未着手
  • 進行中
  • 保留
  • 完了

といったようなものですね。

私は、Trello のリストをステータスとして扱っています。board によってリストの構成は変えることができるので、その時々に応じて柔軟にリストを作ったり減らしたりしていますが、概ね下記のような構成にすることが多いです。

  • 未整理
  • 未着手
  • 作業待ち
  • 進行中
  • ボール待ち
  • 完了
  • 保留
  • 対応しない/巻き取られ

未整理

口頭で受けた指示をメモしておいたり、とりあえずの思いつきを書き留めておくところです。ここにあるカードは、必ずしもタスクとしては扱わず、備忘録的な位置づけです。

内容もざっくばらんに書き留めていますが、時間のあるときに内容を整理して、タスクに切り出したり、ちゃんとしたドキュメントにまとめるようにしています。

未着手

いわゆる ToDO、これからやりますよ、というものです。

作業待ち

こちらは、一度手を付けたけど、他の理由によって中断しているカードです。人間、シングルタスクですから、1 度に 1 つの仕事しかできません。他の仕事が割り込みで入ったり、終業時刻までに終わらなかったタスクは、ここに移動させ、時間ができたら手を付けます。

未着手よりは優先度が高いのですが、締切期日によっては作業待ちのものを置いておいて、先に未着手から手をつけることもあります。

進行中

いま作業中のもの。ひとりチームではあまり意味がありませんが、複数人で作業している場合、誰が何の作業をしているのかは、このリストを見れば分かるようになります。また、API を使って、このリストのカードを表示させ、定期的にリフレッシュすれば、チームの現在の作業内容を外から可視化することもできますね。

ボール待ち

このリストは、作業が終わり、上長やクライアントにチェックしてもらっている状態のものです。問題がなければいずれ連絡があり完了となるタスク、あるいは修正や手戻りの可能性があるタスクです。

完了

ボール待ちから完了の連絡がきたものをここへ移します。正式にタスクが完了し、ひと仕事終えた達成感を覚える瞬間ですね。

保留

保留は、ボール待ち(返事待ち)ではなく、何らかの理由によって、タスクやプロジェクト全体がストップしているものです。こちらからアクションする必要はないが、これ以上作業できないカードをここに移しています。

定期的に見返して、完了リストもしくは後述の対応しない/巻き取られリストに入れます。いずれにせよ、ここにカードがたくさんあって、しかも長期間に渡って存在していることは望ましくない状況なので、定期的なチェックが大事だと思っています。

対応しない/巻き取られ

こちらのリストは、完了と似ていますが、自分で完了させたタスクではない、という意味で作っています。プロジェクトの中止により予定していたタスクがなくなった、誰かに引き継いでもらった(巻き取られた)時に、ここへ移します。カードのコメントに、中止理由や誰に巻き取ってもらったかの経緯を書いておくと、後から経緯の確認を求められた時にもスムーズです。

要は、自分が完了して終了した仕事は完了リストに、自分が完了していないけど、終了扱いのしごとは、このリストに入れるようにしています。

私なりの Trello の使い方

とにかく、未整理や未着手にタスクをぶっこみます。さらに細分化出来そうなタスクは、一旦詳細欄に Markdown で記述し、必要に応じて、チェックリストに流し込みます。

その後、着手したものは進行中に。終わって誰かにチェックしてもらっているものは、ボール待ちに。

完了となったものは、完了へ。完了しなかったものは作業待ちに。

という流れです。

Trello が向いている環境

Trello は、人によって向き不向きがあるサービスだな、と思いました。人というよりは、職場環境でしょうか。1 人または数名のチームであれば、タスク管理として最適なツールだと思います。

10 名以上などで、複数のプロジェクトを跨って工数管理するような場合には向かないと思いました。以前の職場ではその規模で利用していましたが、あまり上手く回ってなかった印象です。ただ、個人レベルでは気に入ってよく使っている人もいたようです。

まとめ:Trello は、小規模チームや複数のチームで働く人にオススメのタスク管理システム

私はサイドワークをやっていることもあり、勤務先、サイドワーク、家のことを一括して俯瞰できるのが Trello の良さだと思いました。反面、ボードに相当する、プロジェクトやチームを複数抱えている人には、あまり向かなさそう。あるいは、期日管理が相当先のものも、管理が大変だと思いました。

UI 上、リストが垂直方向にカードを並べるため、カードが大量になる(タスクを大量にさばく)ようなプロジェクトも、あまり向かないイメージです。

ボードやリスト、カードは、必ずしもこのように使わないといけない、というものではないので、人に応じて、やりやすい使い方を模索していくのが Trello の本当の使い方だと思います。Trello の活用事例では、他の人が利用している Trello のボードを見ることができます。参考にしてみるのも、いいかもしれませんね!